Śledzenie czasu pracy – czy to ma sens?

Wydajność, czas, optymalizacja, asap, srasap… Nie ma lekko. Oczekiwania są wysokie, robota ma być wykonana solidnie i najlepiej jeszcze szybko (a o tym, ze tanio nawet nie będę wspominać). Zatrzymajmy się na chwilę przy „czasie” i spróbujmy odpowiedzieć sobie na proste pytanie – czy jest sens monitorować upływający czas? Po co nam w ogóle taka wiedza?

Na wstępie wyjaśnijmy sobie jedną ważną rzecz. Czytając powyższy akapit mogłeś mieć poniekąd słuszne skojarzenie z obowiązkiem monitorowania czasu pracy w firmie, co jest praktyką dość popularną. Jeśli na samą myśl o tym pojawił się grymas na Twojej twarzy – witaj w klubie, mam podobnie. Wykorzystywanie czasu do pomiaru wydajności i rozliczanie z przepracowanej jego ilości jest pomysłem zwyczajnie głupim. Ok, są być może takie branże i zawody, w których się to sprawdza, ale być może to tylko wrażenie, bo nie próbowaliśmy innego podejścia i nie mamy porównania? Bardzo często przestaje być istotne to w jakich godzinach pracuję i co ile (i na jak długo) robię sobie przerwę. Liczy się efekt, right?

A co byś powiedział, gdybym zaproponował Ci, abyś na próbę przez tydzień monitorował większość swoich aktywności? Nie dla mnie czy kogokolwiek innego, ale wyłącznie dla siebie samego.

Poznaj własne możliwości

Mam to szczęście, że nie muszę monitorować i rejestrować czasu pracy. Ale to robię. Motywacja jest bardzo prosta – chcę wiedzieć ile czasu „kosztowały” mnie dane zadania. Ile czasu musiałem poświęcić na zrobienie rzeczy X i Y i czy poświęciłem tego czasu tyle, ile wcześniej zaplanowałem. Tego typu informacje potrafią być bardzo pomocne, szczególnie jeśli często musisz prognozować jaki będzie koszt realizacji danego przedsięwzięcia. Bez tej wiedzy ciężko oszacować później np. ile czasu może zająć mi stworzenie takiej a takiej funkcjonalności w aplikacji internetowej (jeśli na przykład jesteś programistą). Widziałem kilkukrotnie nieudane próby szacowania czasu – najczęściej źródłem problemu był fakt, że nie mamy poczucia czasu (bo go nie śledzimy) i zresztą szacujemy zawsze zbyt optymistycznie.

Inne zastosowania znajdziesz również w obszarach pozazawodowych – jeśli np. ustalisz sobie, że w ciągu tygodnia chciałbyś poświęcić 5 godzin na czytanie i 6 na trening fizyczny, to musisz siłą rzeczy wiedzieć, czy wywiązałeś się z tego postanowienia. Przy okazji poruszania tematu śledzenia czasu przypomina mi się zawsze ta prezentacja Jurgena Appelo z GeeCON 2014 – Jurgen śledzi każdą, dosłownie KAŻDĄ minutę, monitorując co robi w danej chwili, żeby mieć świadomość ile czasu zajmują mu tak prozaiczne czynności jak chociażby poranne wstawanie. Jeśli uznasz to za lekką przesadę, przyznam Ci rację – nie wiem, czy potrafiłbym w tak szczegółowy sposób monitorować swój czas. Ale jeśli zgodzisz się podjąć wyzwanie, o którym wspominałem wcześniej, w zamian podejmę się próby monitorowania czasu w stylu Jurgena. Uczciwy układ? 🙂

Jaki Time Tracker wybrać?

Próbowałem kilku rozwiązań, ale tylko dwóm aplikacjom udało się zatrzymać mnie na dłuższą chwilę.

aTimeLogger

aTimeLogger

Bardzo prosta, ale mimo wszystko przydatna aplikacja, która przez wiele długich tygodni była dla mnie trackerem numer 1. Brak wielu „rozbudowanych” funkcji w przypadku aTimeLogger można śmiało zapisać na plus. Co tutaj mamy? Kilkanaście kategorii (można tworzyć własne), śledzenie czasu trwania aktywności z wybranej kategorii (po prostu „tapnij” wybraną kategorię), historia, raporty, cele i to wszystko. Brak podziału na projekty, zadania etc. Aplikacja bardzo dobrze się sprawdza, jeśli interesuje nas ogólny czas trwania danych zajęć (np. praca, nauka, sport, rozrywka). Dużym minusem jest natomiast brak aplikacji webowej – dokonywanie analizy raportów na urządzeniu takim jak smartphone to nie jest moim zdaniem najlepszy pomysł. Jest co prawda możliwość eksportu danych, ale umówmy się – nie jest to najwygodniejsze rozwiązanie.

Jeśli nigdy wcześniej nie używałeś żadnego time trackera, wybór tego może być strzałem w dziesiątkę.

Strona projektu i linki do pobrania aplikacji (Android i iOS) –  http://www.atimelogger.com/

Toggl Time Tracker

Toggl Time Tracker

Kiedy zaczęło mi brakować pewnych funkcjonalności w aTimeLogger, rozpocząłem poszukiwania innej aplikacji. Całe szczęście jest Twitter i Marcin Jasion, który pewnego razu napisał:

Sprawdziłem, zainstalowałem aplikację na telefonie i przekonałem się, że to jest to czego potrzebuję. Największą różnicę w stosunku do poprzedniej aplikacji widać od samego początku – w Toggl monitorujemy czas dla konkretnych zadań, a nie wyłącznie  kategorii. Zadania możemy natomiast grupować w projekty, możemy przypinać im etykiety czy dodawać kontrahentów do projektów. Oprócz tego mamy oczywiście raporty i podsumowania, w tym m.in. eksport danych do PDF, co może być przydatne np. dla freelancerów. Dużym plusem Toggl jest to, że mamy tu zarówno aplikację mobilną oraz webową. Działanie mobilnej czasami pozostawia wiele do życzenia (np. problemy z synchronizacją) oraz ma znacznie bardziej ograniczone funkcjonalności, ale jeśli chodzi o webową to nie ma się do czego przyczepić. Szczególnie, że po rozpoczęciu odmierzania czasu możemy śmiało zamknąć przeglądarkę i otworzyć aplikację dopiero, gdy będziemy chcieli zakończyć odmierzanie czasu. Co więcej, aplikacja mobilna dość szybko synchronizuje się do stanu aplikacji webowej, więc można łatwo przełączyć się pomiędzy klientem webowym a mobilnym. Dla mnie – rewelacja!

Toggl działa w modelu freemium – można korzystać bez limitów (w ramach dostępnych funkcjonalności) za darmo, natomiast w opcji premium dochodzi kilka dodatkowych opcji, z których nigdy nie miałem okazji korzystać, więc nic więcej nie jestem w stanie na ich temat powiedzieć. Być może są przydatne, pewnie kiedyś to sprawdzę. Póki co wersja darmowa sprawdza się idealnie.

Strona projektu i linki do pobrania aplikacji (Android, iOS, Desktop) – https://www.toggl.com/

No to śledzić czy nie śledzić?

Odpowiedź na to pytanie pozostawiam Tobie. Jeśli chcesz lepiej wykorzystywać dostępny czas to warto rozpocząć od zorientowania się  na co i ile czasu obecnie poświęcasz. Dnia nie wydłużymy, możemy jedynie spróbować zmienić nasze codzienne zwyczaje i spróbować trochę inaczej gospodarować i planować dostępny czas. A może śledzisz już swoje aktywności i używasz do tego fajnej aplikacji? Podziel się z nami w komentarzach, chętnie przetestujemy na własnej skórze sprawdzone przez Ciebie sposoby 🙂

(Photo credits: link1, link2, link3)

  • Tomasz Bielawa

    Dzięki za hinty o apkach. Ktoś kto lubi technikę Pomodoro może przyjrzeć się jeszcze aplikacji Pomotodo.
    Jest wiele fajnych timetrackerów. Często problemem jest jednak nawyk ( a właściwie brak) wprowadzania danych w tychże aplikacjach.
    Poza tym korzyścią dla prowadzenia takiego dziennika jest to, że dzięki zachowanym danym można będzie lepiej stosować zasadę 80/20 w swoim życiu. Będzie coś może o tym na Zdyscyplinowanym? 🙂

    • Używałem Pomotodo (http://pomotodo.com/) jakiś czas temu, ale trochę przeszkadzały mi drobne błędy w aplikacji, np. brak płynnego przechodzenia pomiędzy kolejnymi cyklami, a przez to chociażby brak proponowania dłuższej przerwy po czwartym cyklu. Muszę sprawdzić, czy może poprawili te błędy, bo aplikacji używało się całkiem fajnie. Dzięki że o niej wspomniałeś 🙂

      Zgodzę się, że brak odpowiedniego nawyku jest przeszkodą. Aplikacje, o których wspomnieliśmy wcześniej mają właśnie na celu ułatwienie wyrobienia go sobie – korzystanie z Pomotodo, Toggl czy aTimeLogger jest dziecinnie proste i nie wymaga od nas angażowania zbyt wiele sił czy uwagi. Jeśli tylko zaczniemy regularnie ich używać i dostrzeżemy korzyści jakie za tym idą, nawyk prędzej czy później się pojawi, jestem o tym przekonany. A co do wspomnianej Zasady Pareto – pewnie w jakimś kontekście się pojawi 🙂

  • Moim zdaniem zawsze warto śledzić czas pracy, gdzyż automatycznie sprawia to, że pracujemy wydajniej. Kiedyś do tego celu korzystałem z Toggla dziś korzystam z http://www.trask.life i jestem zadowolony.

  • Dla freelancerow czasem ważne jest by mierzyć czas pracy – polecam Time Tracker MoneyPenny
    – można na bieżąco rejestrować czas pracy za pomocą czasomierza, a następnie przekształcać go w faktury, przypisywać do Klientów i projektów

  • Kamil

    Długo zastawiałem się nad sensem używania trackerów czasu dla wykonywanych czynności. Nie widziałem sensu, bo przecież to nie istotne, itd (tak sobie tłumaczyłem).
    O ile w życiu codziennym to faktycznie według mnie nie ma sensu (bo co to ma za znaczenie ile czasu idę do do sklepu czy na spotkanie z klientem?), o tyle w przypadku realizacji projektów it, jako webdesigner i frontend dev, jest to bardzo przydatne narzędzie.

  • Magdalena Gru

    Polecam przetestowanie timepot.pl Aplikacja również mierzy czas wykonania poszczególnych zadań, ma bardzo przyjazny interfejs i dokładne raporty. Poza czasem pracy pozwala również mierzyć finanse projektu, a jeśli pracujesz w zespole przydatna okaże się funkcja dzielonego z zespołem kalendarza urlopów.