Trudno wyobrazić sobie skuteczne funkcjonowanie w dzisiejszym świecie bez minimalnego systemu zarządzania zadaniami. Różnorodność codziennych obowiązków sprawia, że ciężko nad nimi zapanować bez pomocy choćby najprostszych narzędzi. Takim narzędziem jest lista zadań do zrobienia. Papierowa czy elektroniczna, nie zadziała jeśli nie będziemy odpowiednio z niej korzystać. Poznaj 5 prostych wskazówek jak wykorzystać pełny potencjał listy zadań TODO.

1. Zapisuj wszystko co masz do zrobienia

Idealna lista TODO to taka, która pozwala nam odpocząć od ciągłego “niezapominania” o tym co jeszcze zostało do zrobienia. Zapisuj na niej wszystko co nie daje Ci spokoju, uwolnij umysł od konieczności przypominania Ci o Twoich obowiązkach i innych zobowiązaniach.

2. Utrzymuj zadania w kolejności ich realizacji

Nadawanie priorytetów zadaniom nie przynosi żadnej wymiernej korzyści - prowadzi jedynie do wzmożenia frustracji, jeśli nie udaje Ci się zakończyć jakiegoś zadania o bardzo wysokim priorytecie. Przecież doskonale wiesz o tym, że jest ono ważne. W przeciwnym razie nie byłoby go na Twojej liście, prawda? Zamiast nadawać priorytety zadaniom ustaw je po prostu w kolejności w jakiej będziesz się nimi zajmować. Niech Twoja lista pełni rolę strumienia kolejnych zadań do zrobienia, bez ceremonialnego zastanawiania się czy jedno jest ważniejsze od drugiego. Prawdopodobnie sam ułożysz je w takiej kolejności.

3. Utrzymuj swoją listę TODO w określonym kontekście

Jeśli Twoje codzienne obowiązki dzielisz pomiędzy pracę zawodową i sprawy związane z domem, warto utworzyć dla nich dwie oddzielne listy. Przypominanie o zadaniach z pracy w czasie gdy zajmujesz się obowiązkami domowymi w niczym Ci nie pomoże, również Twoja lista zadań domowych w pracy może Cię jedynie rozpraszać. Zdarzą się pewnie takie zadania, których wykonanie może być uzależnione nie tyle od miejsca co od czasu (np. umówić się na wizytę do lekarza). W takim przypadku zadanie to wpisz na listę, z której będziesz korzystać w wyznaczonym przedziale czasowym - czy to będzie lista “zawodowa” czy “domowa”, nie ma to najmniejszego znaczenia. Ważne, że to zadanie na Ciebie czeka i trzeba je wykonać w określonym czasie.

4. Zadania powinny być S.M.A.R.T.

Na pewno słyszałeś nie raz o kryteriach S.M.A.R.T.? Definiując zadania warto o nich pamiętać oraz dołożyć jeszcze dwie proste zasady: niech opis zadania koncentruje się na rozpoczynaniu czynności oraz zawiera wystarczającą ilość informacji, abyś mógł bez sięgania do innego źródła mógł przejść od razu do jego realizacji. Pierwsza z nich wykorzystuje prosty trick - gdy koncentrujemy się na finalnym “produkcie” naszych wysiłków, musimy pokonać wewnętrzny opór, który rodzi się w momencie gdy uświadamiamy sobie jak wiele dzieli nas od jego osiągnięcia. Jeśli naszą uwagę skierujemy nie na produkt ale proces, sprawa staje się prostsza - rozpoczynanie działania kosztuje niewiele wysiłku.

5. Działaj i skreślaj kolejne zadania ze swojej listy

Nic tak nie motywuje do działania jak świadomość czynionych postępów. Twórz swoją listę TODO w taki sposób, aby zawierała wiele pomniejszych zadań. Dzięki temu będziesz mógł często w ciągu dnia nagradzać swój wysiłek kolejną skreśloną pozycją na liście. Nie tylko pokonasz chęć odkładania działania, ale również zechcesz realizować więcej. To uzależnia, pozytywnie.

Podsumowanie

Wprowadzenie w życie tych 5 prostych zasad powinno znacznie poprawić Twoją codzienną produktywność. U mnie powyższe zasady sprawdzają się w 100%. Kiedyś koncentrowałem się na tym, aby dane zadanie wykonać danego dnia i jeszcze najlepiej, żeby zajęło mi to dokładnie x czasu. To nie było takie proste. Większość zadań, z którymi mierzę się w ciągu dnia należy do tych niedeterministycznych, przez co próba bardzo dokładnego osadzenia ich w czasie jest pozbawiona sensu. Zmieniłem swoje podejście - zamiast kreślić kolejne zadania w kalendarzu zacząłem tworzyć z nich strumień kolejnych zadań do wykonania. Na efekty nie musiałem długo czekać :) A jakie są Twoje sposoby na opanowanie listy zadań? Podziel się proszę nimi w komentarzach, chętnie wypróbuję Twoje wskazówki. Dzięki! Photo credits: http://www.flickr.com/photos/juhansonin/5144239690