Odwrotny harmonogram

Korzystasz pewnie z dziennych list rzeczy do zrobienia. Często tworzymy je w naszym kalendarzu, nadając kolejnym pozycjom priorytety A-1, A-2, B-1 itd. Jeśli tak, to doświadczyłeś zapewne tego nieprzyjemnego uczucia, gdy na tej liście pozostawały nieodhaczone pozycje, przekreślone i wpisane na kolejny dzień. Spróbujmy zmienić nasze podejście, przetestujmy Odwrotny Harmonogram.

Dr Neil Fiore w swojej książce „Nawyk samodyscypliny” zaproponował ciekawą koncepcję tzw. Odwrotnego Harmonogramu, jako lekarstwo na rosnący problem z odkładaniem spraw na później. W tradycyjnym ujęciu, planowanie dnia skupiało się głównie na aktywnościach związanych z pracą lub czynnościami, których wykonywanie niekoniecznie sprawiało nam przyjemność. Stąd pojawiała się konieczność ich „zaplanowania”. Problem polegał jednak na tym, że oddając się tej czynności, przed naszymi oczami najczęściej malował się obraz niezbyt zadowolonego człowieka. W głowie odzywały się głosy: „o nie, znowu muszę zrobić to, znowu muszę zrobić tamto…”. Negatywna afirmacja skutecznie odbierała nam ochotę na rozpoczęcie jakiegokolwiek działania.  Jak sobie z tym poradzić?

Zastosowanie Odwrotnego Harmonogramu

Aby skutecznie zastosować Odwrotny Harmonogram, skoncentrujmy się na kilku prostych krokach:

1. Zaplanuj tylko czynności niezwiązane z pracą

Brzmi abstrakcyjnie, prawda? Ale właśnie o to chodzi, aby w swoim planie dnia uwzględnić jedynie te rzeczy, które rzadko kiedy w nim się pojawiały. Wyjście do kina, rodzinny spacer czy lektura ulubionej książki – tego typu czynności mają stanowić fundamenty Twojego planu dnia. Świadomie nie wpisuj do tego planu aktywności związanych z pracą czy realizowanymi przez Ciebie projektami. Oczywiście warto mieć gdzieś na liście danego projektu wypisane zadania, które chcemy zrealizować, ale nie wypełniamy nimi naszego planu dnia! Odwrotny Harmonogram ma na celu zagwarantować Ci tzw. rozrywkę bez poczucia winy, dlatego nie ma w nim miejsca na naszą pracę – jeszcze.

2. Odnotuj w Harmonogramie przepracowany 30-minutowy blok

I to jest ten moment, kiedy w naszym Harmonogramie pojawiają się czynności związane z pracą i projektami. Ale jak zauważyłeś – w kolejności odwrotnej niż to zazwyczaj bywa. W kontekście wykonywanej pracy Harmonogram pełni rolę swoistego logu działań. Zapisując kolejne zakończone działania wykorzystujemy sztuczkę psychologiczną polegającą na zwiększaniu motywacji dzięki widocznemu postępowi naszej pracy. To podejście eliminuje również potencjalne źródło demotywacji – na naszej liście nie ujrzymy nic, co mogłoby wywołać efekt stłamszenia. Skupiamy się wyłącznie na rozpoczynaniu pracy i kontynuowaniu jej przez 30 minut. W utrzymaniu wysokiego poziomu skupienia może nam pomóc technika Pomodoro.

3. Przyznawaj sobie nagrody za przepracowany blok 30 minut

Krótka przerwa, przeniesienie uwagi na coś bardziej przyziemnego i sympatycznego, oderwanie się na chwilę od pracy – możliwości jest wiele. Zakończyłeś skutecznie swój blok – zasłużyłeś na nagrodę!

4. Rejestruj przepracowany efektywnie czas

Ważnym elementem stosowania tego systemu jest rejestrowanie przepracowanego czasu. Gdy uświadomimy sobie ile dokładnie czasu poświęcamy w ciągu dnia na pracę i gdy zobaczymy ile w tym czasie jesteśmy w stanie osiągnąć, ustalanie planowanego terminu zakończenia prac będzie przychodzić nam znacznie łatwiej. A i nasza estymacja będzie dużo bardziej precyzyjna. Konsekwentnie stosując tę zasadę zdziwisz się pewnie ile dokładnie czasu zajmują Ci zadania związane z pracą.

5. Ciągle rozpoczynaj

Ponieważ w naszym Harmonogramie próżno jest szukać zadań o charakterze projektowym lub związanym z pracą, nie musimy obawiać się, że coś zostanie niezrealizowane. Dzięki temu całą naszą uwagę koncentrujemy na bardzo prostym elemencie – rozpoczęciu pracy, a dokładnie 30-minutowego bloku. Nie zastanawiamy się nad tym jakie będą efekty naszej pracy za 30 minut. Nie myślimy o tym co w sumie uda nam się w ciągu dnia zrobić. Myślimy tylko o tym, aby zacząć działać i kontynuować to przez określony wcześniej czas. Nic trudnego, prawda?

6. Nie kończ pracy, jeśli zadanie nie zostało zakończone

Nie warto odpuszczać sobie tej zasady z prostej przyczyny – powrót do tego zadania np. jutro będzie kosztować nas znacznie więcej czasu. Wyjątkiem od tej reguły będą sytuacje, w których mamy świadomość, że od dłuższego czasu bijemy głową w mur i nie potrafimy rozwiązać danego problemu. W takiej sytuacji zrobienie sobie przerwy będzie bardzo wskazane – warto się przespać, zająć czymś odprężającym i pozwolić, aby nasza podświadomość mogła działać.

Podsumowanie

Odwrotny Harmonogram nie jest lekarstwem na każdy problem, z jakim przychodzi nam się mierzyć. Stosowanie go nie zagwarantuje Ci, że nagle wszystkie projekty czy zadania będziesz realizować w założonym czasie. Celem jego stosowania jest odwrócenie Twojej uwagi od rozmiaru zadań, z którymi masz do czynienia. W nagrodę koncentrujesz się jedynie na działaniu (dokładniej: jego rozpoczynaniu) oraz rozrywce, którą masz wpisaną w swój plan dnia. Patrząc z tej perspektywy, nie istnieje sytuacja, w której stoisz na straconej pozycji. Być może zrealizujesz jednego dnia mniej zadań, być może efekty będą mniej spektakularne. Ale działasz, i to jest najważniejsze. Z czasem będziesz mieć lepsze wyczucie czasu, dzięki czemu deklarowane przez Ciebie terminy zakończenia prac będą w zasięgu Twojego Odwrotnego Harmonogramu. Czy przyjmiesz wyzwanie wypróbowania tego podejścia przez kolejnych 30 dni? 🙂  Czekam na Twoje komentarze.

Photo credits: http://www.flickr.com/photos/theogeo/3175146476