Kiedy używać techniki Pomodoro?

Kilka tygodni temu pisałem na blogu o technice Pomodoro – jednej z najprostszych i najskuteczniejszych technik ułatwiających efektywną pracę i skupienie na wybranym zadaniu. Dziś chciałbym powrócić do tego tematu – z lektury wcześniejszego artykułu wiemy już „co” i „jak„, dziś skoncentrujemy się na tym „kiedy” zastosowanie Pomodoro przyniesie nam najwięcej korzyści.

Dobre praktyki = dobre nawyki

Chyba zgodzisz się ze mną, że powyższe równanie jest prawdziwe? Regularne ćwiczenie dobrych praktyk sprawia, że wchodzą nam one w nawyk i w pewnym momencie nie potrzebujemy tego całego ceremoniału związanego z ich stosowaniem. W niektórych przypadkach mogłoby się również wydawać, że możemy z części z nich w ogóle zrezygnować, mając świadomość, że właściwy nawyk jest już „wyrobiony”. Tak właśnie często bywa z Pomodoro – efektem ubocznym stosowania tej techniki jest wyrobienie sobie nawyku skupiania się na jednej rzeczy i skutecznego zwalczania rozpraszania uwagi. Warto zadać sobie jednak pytanie: czy świadomość istnienia dobrego nawyku to właściwy powód, żeby z dobrych praktyk rezygnować?

Kiedy używać Pomodoro?

Zanim odpowiemy sobie na postawione wcześniej pytanie, zastanówmy się, kiedy stosowanie Pomodoro przyniesie nam najwięcej korzyści?

1. Brakuje nam motywacji do działania

Jest to najczęstszy powód, dla którego sięgamy po technikę Pomodoro. Motywacja jest bardzo prosta – nastawiamy się, że przez najbliższe 25 minut skupimy się wyłącznie na „robieniu” tej niechcianej rzeczy, efekt jest istotny, ale traktowany bardziej jako coś drugorzędnego (liczy się w tym momencie to, że bierzemy się do roboty) oraz mamy świadomość tego, że po 25 minutach możemy spokojnie przez 5 minut zająć swoją uwagę czymś mało produktywnym, bez wypominania sobie tego faktu (o ile po tych 5 minutach znów zabierzemy się do działania). Świadomość upływającego czasu podczas trwania jednego cyklu „pomidora” sprawia, że znikają wszelkie pokusy, żeby wejść na fejsa i sprawdzić czy przypadkiem ktoś ze znajomych nie „wrzucił” czegoś ciekawego lub też zajrzeć na pocztę, bo a nuż ktoś mógł wysłać nam arcyważnego maila. Mogę to zrobić, ale kontrakt jest bardzo prosty – tego typu rzeczy możliwe są tylko po upływie 25 minut niczym niezakłóconej i efektywnej pracy.

Ten przypadek jest dość oczywisty dla wszystkich, którzy co najmniej raz sięgnęli po Pomodoro. Jest jeszcze drugi, w którym ta technika może okazać się kołem ratunkowym, o ile tylko odpowiednio wcześnie zreflektujemy się, że już czas na jej zastosowanie.

2. Tracimy poczucie upływającego czasu

Wielu z nas doświadczyło pracy w tzw. stanie przepływu (flow). Czujemy duży przypływ energii, nie potrzebujemy żadnych zewnętrznych źródeł motywacji do tego, by zabrać się do pracy. W dużym stopniu działamy na autopilocie, odczuwamy zadowolenie z wykonanej pracy, co tylko dodatkowo nas motywuje do działania. Jeśli nawet coś zakłóci naszą uwagę (np. telefon), szybko potrafimy wrócić do poprzedniego stanu pełnego skupienia. Problem zaczyna się w momencie, gdy natrafimy blokadę trudną lub niemożliwą do pokonania. Może to być np. zadanie, które okazuje się trudniejsze niż nam się to wcześniej wydawało. Może to być niespodziewany problem z oprogramowaniem, które wykorzystujemy podczas naszej pracy, a którego nie byliśmy w stanie przewidzieć (programiści wiedzą coś na ten temat). Efekt jest taki, że próbujemy jednego rozwiązania za drugim, a mimo to ciągle jesteśmy w lesie.

Jest to idealny moment, w którym powinniśmy sięgnąć po Pomodoro. Dalsze próby bez kontroli upływającego czasu spowodują tylko, że stracimy potencjał, jaki niesie ze sobą praca w stanie flow. Co zatem powinniśmy zrobić? Przede wszystkim warto „nazwać” problem odnotowując go w podręcznym notesie lub innym miejscu, które wykorzystujemy do gromadzenia notatek podczas codziennej pracy. Następnie ustalamy sobie limit „pomidorów”, jakie planujemy przeznaczyć na rozwiązanie problemu (nie możemy walczyć z nim w nieskończoność). Dla każdego z nich tworzymy zadanie, którego  definicja powinna odzwierciedlać próby, które podejmiemy (np. reinstalacja oprogramowania i aktualizacja sterowników/biblioteki itd.). Włączamy minutnik i przez najbliższe 25 minut zajmujemy się realizacją pojedynczego zadania. Przerwę 5-minutową wykorzystujemy na krótką retrospekcję – czy jesteśmy bliżej rozwiązania problemu? Czy coś byśmy zmienili na naszej liście kolejnych prób do podjęcia? A może już udało nam się go rozwiązać? Takie podejście nie zagwarantuje nam rozwiązania problemu, ale jednego możemy być pewni – przy określonym z góry limicie „pomidorów” nie odpłyniemy i nie stracimy więcej czasu niż na wstępie sobie założymy. W najgorszym przypadku może okazać się, że nie przeskoczymy tego problemu, ale warto wiedzieć to zanim nie będzie za późno na wdrożenie planu B.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że dzisiejszy wpis przekonał Cię, że warto z techniki Pomodoro korzystać oraz pokazał, że w niektórych przypadkach może okazać się ona ratunkiem dla uciekającego między palcami czasu. Nie warto rezygnować z ćwiczenia dobrych praktyk, a takim właśnie ćwiczeniem z pewnością jest stosowanie Pomodoro. A może znasz jeszcze jakiś przypadek, o którym warto wspomnieć? Podziel się nim (oraz Twoją opinią) w komentarzach.

Photo credits (CC BY 2.0): LINK